وظيفة مدخل البيانات

مدخل البيانات بالتعريف هو (ذكر أم أنثى) المسؤول عن تزويد النظام الذي يعمل عليه بالبيانات التي لا يكون للنظام أي قيمة بدونها, والمقصود هنا بالنظام هو أي برنامج يعمل على سطح المكتب Desktop Application أو موقع (بغض النظر عن نوع الموقع) يعمل على الشبكة المحلية Intranet Web Site أو الشبكة العنكبوتية Internet Web Site, ومدخل البيانات قد ينتج أو يكتب أو يؤلف البيانات التي يدخلها إلى النظام أو يحصل عليها من جهة أخرى, وهذه الجهة الأخرى قد تكون أشخاص آخرين أو كتب أو مواقع على الشبكة العنكبوتية أو من أي مصدر آخر للبيانات.

ملاحظة: عند ذكر كلمة نظام فالمقصود أي برنامج أو موقع ويب بغض النظر عن نوعه, وعند الحديث عن شيربوينت SharePoint سيتم ذكره بشكل صريح.

والهدف من وظيفة مدخل البيانات هو نفسه في جميع الأنظمة بغض النظر عن نوع البيانات المدخلة, والهدف هو تغذية النظام بالمعلومات التي بدونها لن يعمل النظام, وبالتالي تعتبر وظيفة مدخل البيانات Data Entry من الوظائف الهامة جداً في عالم الأنظمة التي تعتمد على البيانات لتنفيذ عملها. لذلك ومن هذا المنطلق يجب أخذ وظيفة مدخل البيانات بجدية وعدم اعتبار هذه الوظيفة ذات أولوية منخفضة, حيث أن مدخل البيانات يجب أن يتمتع بمجموعة من المواصفات التي تؤهله لأني يكون مدخل بيانات محترف Senior Data Entry.

أنواع مدخلي البيانات Data Entry Types

قد يظن البعض بأن وظيفة مدخل البيانات ليس لها مستويات وإنما جميع مدخلي البيانات في نفس المستوى, وهذه النظرة غير صحيحة أبداً حيث أنها كغيرها من الوظائف يتم تقسيمها إلى مستويات تعتمد على مستوى مدخل البيانات نفسه وفيما يلي نستعرض أنواع مدخلي البيانات من وجهة نظر مستواه الوظيفي:

مدخل بيانات مبتدئ Junior Data Entry
مدخل البيانات المبتدئ هو أول مستوى من مستويات مدخلي البيانات, ويتميز مدخل البيانات المبتدئ بمجموعة من المواصفات وهي كما يلي:

• مدخل البيانات المبتدئ لا يعرف الهدف من النظام الذي يعمل عليه, أي أنه لا يعرف لماذا يدخل البيانات ومالهدف من عملية إدخال البيانات.
• مدخل البيانات المبتدئ لا يدخل البيانات إلى النظام بالشكل الصحيح, وهذا يعني أن النظام يتلقى معلومات غير صحيحة وسيؤدي ذلك إلى نتائج غير صحيحة في النظام.
• لا يستطيع مدخل البيانات التمييز بين المعلومات الصحيحة والخاطئة قبل إدخالها إلى النظام, بغض النظر ماهو مصدر تلك المعلومات.
• ليس لدى مدخل البيانات المبتدئ أي مهارات إضافية تفيده في عملية إدخال البيانات (مهارات لغوية – مهارات فنية – مهارات تقنية ...), وهذه المهارات يجب أن يكتسبها مدخل البيانات أثناء عمله لكي يستطيع تجاوز المرحلة الأولى من مراحل مدخلي البيانات وإلا فإنه يجب أن يبقى مدخل بيانات مبتدئ.
• لا يستطيع مدخل البيانات المبتدئ التصرف في حال ظهور خطأ في أدوات إدخال البيانات, حيث أن أي تصرف غير متوقع من النظام يعني أن مدخل البيانات سيتوقف عن عمله لعدم امتلاكه القدرة على إيجاد حلول أخرى عند إدخال البيانات.
• أيضاً مدخل البيانات المبتدئ غير قادر على ابتكار طرق تسهل عملية إدخال البيانات بحيث أنه يستفيد من المعلومات التي قدمت له أثناء تدريبه على إدخال البيانات ويبني عليها طرقاً تسهل عمله على النظام.

مدخل بيانات متقدم Advance Data Entry
يجب أولاً على مدخل البيانات تجاوز جميع المشاكل التي يقع فيها مدخل البيانات المبتدئ إضافة إلى اكتساب بعض الخبرات الإضافية التي يجعله مدخل بيانات متقدم, ومن مواصفات مدخل البيانات المتقدم مايلي:

• من أهم مواصفات مدخل البيانات المتقدم هي وجود خبرة في عملية إدخال البيانات من خلال عمله على أنظمة مختلفة, مثل العمل على برامج تعمل على سطح المكتب Desktop Applications ومواقع تعمل على الشبكة العنكبوتية Web Sites, حيث أن هذا الاختلاف يكسب مدخل البيانات خبرة تجعله قادراً على التعامل مع أي نظام جديد يجب العمل عليه.
• كما يجب على مدخل البيانات المتقدم إتقان وفهم الهدف من النظام الذي يعمل عليه وفيما يستخدم هذا النظام, ومن هو الجمهور المستهدف بالبيانات التي تدخل إلى النظام, ومعرفة النتائج الصحيحة التي يجب أن يخرجها النظام بعد إدخال البيانات, حيث أن فهم عمل النظام والهدف منه يعني أن مدخل البيانات قادر على اكتشاف البيانات الغير صحيحة قبل إدخالها إضافة إلى أن مدخل البيانات في هذه الحالة لن يكون مجرد آلة لتنفيذ الأوامر وإنما لديه القدرة على مناقشة البيانات وإيجاد طرق لحل بعض المشاكل الغير تقنية (نقص في البيانات – بيانات غير صحيحة ...).
• سرعة إدخال البيانات التي تعتبر في كثير من الأحيان من أهم العوامل التي على أساسها يتم اختيار مدخلي البيانات وخاصة في الأنظمة التي يتم إدخال عدد هائل من البيانات اليومية إليها, أيضاً السرعة تفيد مدخل البيانات من الناحية المادية, حيث أن بعض مدخلي البيانات يتقاضون رواتب تتناسب طرداً مع سرعتهم في إدخال البيانات.

مدخل بيانات محترف Senior Data Entry
مدخل البيانات المحترف هو أقرب للتقني منه لمدخل البيانات حيث أنه يمتلك خبرة واسعة في مجال إدخال البيانات على مختلف أنواع الأنظمة, إضافة إلى أنه يمتلك جميع خبرات مدخل البيانات المتقدم فإنه يتمتع بالمواصفات التالية:

• يتقن بعض النواحي التقنية التي استخدمت لبناء النظام الذي يعمل عليه, وهذا يسمح له باتخاذ إجراءات أكثر فعالية عند إدخال البيانات, حيث يستطيع استخدام طرق غير تقليدية لإدخال البيانات, فعلى سبيل المثال مدخل البيانت المحترف الذي يعمل على موقع على الشبكة العنكبوتية, يستطيع استخدام شيفرة الـ HTML لتنسيق البيانات عند الضرورة بدلاً من الاعتماد على الأدوات التي يوفرها الموقع نفسه, كما يستطيع استخدام تقنية الصفحات المتعاقبة CSS (Style Sheet Cascading) لتنسيق وترتيب واختيار الألوان والمسافات في الصفحة التي يعمل عليها, وكمثال عند إدخال خبر يحتوي على صور وغيرها من العناصر الأخرى مثل الفلاش Flashes.
• يستطيع مدخل البيانات المحترف اختيار الشكل الأفضل لإدخال البيانات بل يستطيع اقتراح بعض الطرق المجدية لإدخال البيانات الكبيرة, بحيث يقترح على الفريق فكرة تنفيذ عملية مؤتمتة لإدخال البيانات لتسريع العمل, وهذا ينطبق بشكل عام على الأنظمة التي تتكرر فيها البيانات من ناحية الشكل وتختلف من ناحية المعلومات.
• في الأنظمة التي تعمل على الشبكة العنكبوتية Internet Web Sites هناك مجال واسع لمدخلي البيانات للإبداع وهنا تبرز أهمية مدخل البيانات المحترف من حيث طريقة ترتيبه للبيانات وطريقة إظهارها لزوار الموقع بشكل جذاب, كما يستطيع تحديد طريقة ترتيب المعلومات والصور والنصوص على صفحات الموقع بالطريقة التي تسهل على زوار ومستخدمي الموقع الوصول إلى المعلومة بأسهل الطرق.
• يتقن مدخل البيانات المحترف بعض المفاهيم الخاصة بأنواع معينة من البيانات مثل البيانات التعليمية والبيانات العلمية, حيث أنها تتبع لمواصفات قياسية عالمية يجب الالتزام بها, ومدخل البيانات المحترف من خلال خبرته في هذا المجال لديه المعرفة الكافية لهذه المعايير القياسية.
• مدخل البيانات المحترف لديه القدرة على صياغة المحتوى الذي سيعرض للزوار سواء من الناحية اللغوية أو الشكلية بالطريقة الأنسب إضافة إلى قدرته على اختيار الخطوط والألوان التي تتناسب مع المضمون ولا تتعارض مع الشكل العام للموقع وبنفس الوقت تشكل عامل جذب لمستخدمي الشبكة العنكبوتية.
• في عالم الشبكة العنكبوتية توجد مفاهيم خاصة بما يسمى "محركات البحث Search Engines" يجب على مدخل البيانات المحترف إتقانها وتطبيقها على البيانات المسؤول عن تغذية الموقع بها.

مما سبق نلاحظ بأن مهمة إدخال البيانات ليست فقط كتابة نصوص وإدخال أرقام ومعلومات إلى الأنظمة, وإنما تتعداها إلى ماهو أوسع وأشمل من الناحية العلمية والفنية والتقنية.