أساسيات إدخال البيانات في SharePoint

ينبغي على مدخلي البيانات إتقان بعض الأساسيات التي تشكل قاعدة فهمهم لكيفية التعامل مع البيانات في SharePoint, وليس المطلوب هنا فهم كامل لبنية شيربوينت SharePoint وإنما فقط فهم التعريف لبعض مكونات شيربوينت SharePointبحيث تصبح هذه المفاهيم مؤلوفة لدى مدخل البيانات ويكفي في هذه المرحلة فهم بسيط لهذه الأساسيات, وفيما يلي سرد بعض هذه المفاهيم دون الدخول في التفاصيل التقنية لها.

الأعمدة Columns

العمود هو عبارة عن بنية قد تكون بسيطة أو مركبة تسمح بتخزين معلومة أو أكثر, ومن الأعمدة البسيطة عمود العنوان Title Column الذي يقبل قيمة نصية فقط, ويتألف أي عمود من مجموعة من العناصر التي تشكل بمجموعها بنية العمود:

• اسم العمود Column Name, واسم العمود هو عبارة عن اسم نصي يعبر عن اسم العمود كما سيظهر على الصفحة أو عند شاشة الإدخال أو التعديل في شاشة عرض المعلومات, (العنوان, اسم الكاتب, تاريخ الإنشاء) وهي كلها أسماء لأعمدة.
• نوع بيانات العمود Column Data Type, ونوع بيانات العمود يحدد نوع القيمة التي يمكن إدخالها في العمود, مثلاً عمود العنوان هو عبارة عن عمود نوعه "قيمة نصية" يقبل إدخال نص ما يعبر عن عنوان العنصر المراد إدخاله, مثل عنوان الخبر, أو عنوان المقالة, أو حتى اسم شخص ما, وقد يكون نوع بيانات العمود "بيانات رقمية" أي يجب إدخال قيمة رقمية فقط في العمود, مثل طول الأرض, ترتيب الخبر, سعر المنتج, إضافة إلى أنواع أخرى سيتم سردها لاحقاً.
• طول بيانات العمود Column Data Length, وهي الطول الأعظمي للبيانات التي يمكن إدخالها في العمود وهذه الخاصية لا تتوفر في جميع أنواع الأعمدة, فمثلاً تتوفر في نوع العمود النصي, ولكن غير متوفرة في العمود الذي يعبر عن تاريخ, أيضاً لا تتوفر في العمود الذي يعبر عن مجموعة من الخيارات.

ملاحظة: العناصر التي تم ذكرها سابقاً ليس كاملة بحيث تشكل عموداً في SharePoint ولكن هذه المعلومات هي ما يجب على مدخلي البيانات فهمهم فقط وليس من المطلوب في هذه المرحلة بيانات تفصيلية أكثر.

ملاحظة: أي معلومة يتم إدخالها في شيربوينت SharePoint يتم تخزينها في عمود ما, بغض النظر عن نوع هذه المعلومة وبغض النظر عن طريقة إدخال هذه المعلومات.

ملاحظة: يعتبر العمود في شيربونيت SharePoint من أهم العناصر التي يجب فهمها ولكن ماتم ذكره هنا عن الأعمدة هو ما يحتاجه مدخل البيانات للتعامل مع الأعمدة في شيربونيت SharePoint.

نوع المحتوى Content Type

يُعرف نوع المحتوى Content Type في شيربوينت SharePointبالنسبة لمدخل البيانات بأنه مجموعة من الأعمدة الموجودة مسبقاً, مثلاً نوع المحتوى "خبر" قد يتألف من الأعمدة التالية (عنوان الخبر – وصف الخبر – نص الخبر – تاريخ الخبر), وهي جميعها أعمدة موجودة في شيربوينت SharePoint مسبقاً.

ملاحظة: أي عنصر يتم إنشاؤه في شيربوينت SharePoint يجب أن يكون من أحد أنواع المحتويات المعرفة مسبقاً ولا يمكن أبداً إنشاء عنصر من دون نوع محتوى.

القوائم Lists

تعتبر القائمة في شيربوينت SharePointوسيلة التخزين الأساسية المستخدمة لتخزين البيانات في شيربوينت SharePoint, ويمكن تشبيه القائمة بالجدول في قواعد البيانات Database Table, وتتألف كل قامئة من مجموعة من الأعمدة, فمثلاً القائمة "منتجات Products" يتم استخدامها لتخزين معلومات عن المنتجات يمكن أن تحتوي على الأعمدة التالية:

• رقم المنتج.
• اسم المنتج.
• وصف المنتج

وجميع هذه الأعمدة هي أعمدة في شيربوينت SharePoint.

ملاحظة: تحتوي كل قائمة على نوع محتوى واحد على الأقل وقد تحتوي على أكثر من نوع, حيث كما أسلفنا لا يمكن تخزين أي عنصر من عناصر أي قائمة بدون أن يندرج تحت نوع محتوى ما.

وتوجد أنواع مختلفة من القوائم في شيربوينت SharePoint ولعل أبسطها هو القائمة المخصصة Custom List, وجميع القوائم الأخرى بجميع أنواعها هي عبارة عن قائمة مخصصة أضيفت إليها من مجموعة من العناصر الإضافية بحيث يمكن تنفيذ وظائف إضافية باستخدام القائمة الجديدة, وتعبر مكتبة المستندات مثال على ذلك فهي عبارة عن قائمة مخصصة تمت إضافة بعض العناصر الإضافية بحيث يمكن استخدام مكتبة المستندات لتخزين الوثائق والملفات وإجراء بعض العمليات التي لا يمكن تنفيذها في القائمة المخصصة.

ملاحظة: أي بيانات يتم إدخالها إلى شيربوينت SharePoint يتم تخزينها في قائمة, بغض النظر عن نوع هذه البيانات, وأي قائمة تعتبر قائمة مخصصة Custom List تم إضافة وظائف إضافية إليها.

إن فهم مدخل البيانات للعناصر الثلاثة السابقة في شيربوينت SharePoint يعتبر هاماً جداً لفهم طريقة إدخال البيانات بطريقة صحيحة إضافة إلى أن هذا الفهم يسهل على أي مدخل بيانات التعامل مع شيربوينت SharePoint وإدخال البيانات بطريقة سريعة وسهلة, إضافة إلى أن هذا الفهم يمنح مدخل البيانات المرونة والإحترافية في إدخال البيانات.