تفعيل ميزة التنبيه باستخدام الرسائل القصيرة SMS Alert في SharePoint 2010

في SharePoint 2010 تم إضافة ميزة جديدة إلى خدمة تنبيهي Alert Me وهي التنبيه باستخدام الرسائل القصيرة SMS Alert حيث يرسل النظام رسالة قصير إلى جوالك عند تحقق شروط معينة, ويتم الاشتراك بخدمة تنبيهي Alert Me في SharePoint 2010 إما باستخدام البريد الإلكتروني أو باستخدام الرسائل القصيرة, وتوجد عدة أماكن يمكن الاشتراك فيها بخدمة تنبيهي, مثل التنبيه عند حدوث أي تغيير على مستند في مكتبة المستندات, عند وجود نتائج جديدة لشروط بحث معينة عن إضافة عنصر جديد إلى إحدى القوائم.

أما بالنسبة للتنبيه باستخدام الرسائل القصير فهناك بعض الإعدادات التي يجب ضبطها قبل تفعيل هذه الخدمة حيث أن عملية إرسال الرسائل القصير تتم عن طريق مزود SMS Provider ومهمة نظام SharePoint 2010 هو إرسال الرسائل القصير إلى ذلك المزود ويهتم المزود بعملية إيصال الرسالة إلى الجهة الهدف. ويوجد على موقع شركة مايكروسوفت لائحة بالمزودين المعتمدين لتقديم هذه الخدمة على الرابط التالي "انقر هنا" كل ماعليك هو الاشتراك مع إحدى هذه الشركات للحصول على اسم مستخدم وكلمة مرور ومن ثم ضبط الإعدادات لتطبيق الويب الذي سيقدم هذه الخدمة.

بالنسبة لمثالنا في هذه المقالة فقد تم استخدام الموقع http://www.smsofficer.com لتقديم هذه الخدمة (هذا الموقع يعطي 10 نقاط للتجربة), ولإكمال هذا المثال يجب أن تفتح حساباً تجريبياً لديهم حيث هناك خطوات لتفعيل حسابك ومن ثم يتم إرسال رسالة على بريدك الإلكتروني تحتوي على اسم الدخول وكلمة المرور الضروريان لإرسال الرسائل القصيرة باستخدام SharePoint 2010.

1. افتح موقع الإدارة المركزي Central Administration Web Site من قائمة البرامج ومن ثم اختر Microsoft SharePoint 2010 Products ومن ثم SharePoint 2010 Central Administration.
2. الآن اختر الرابط Manage web applications تحت القسم Application Management.
   
   
3. عند تنفيذ الخطوة رقم 2 سيتم عرض جميع تطبيقات الويب التي في نظام اختر تطبيق الويب الذي تريد تفعيل نظام التنبيه بالرسائل القصيرة عليه, وذلك بالضغط على اسم تطبيق الويب, عندها يتم تفعيل قوائم الأوامر Ribbon Menu, عندها اختر الأمر حساب الجوال Mobile Account من قائمة الإعدادات العامة General Settings ليظهر الشكل التالي:
   

حيث يجب إدخال المعلومات التالية:

• مسار خدمة إرسال الرسائل القصيرة هي https://secure.smsofficer.com/oms/omsservice.asmx, طبعاً هذا المسار خاص بالموقع المذكور في مثالنا.
• اسم المستخدم, وفي مثالنا ذكرنا بأن اسم المستخدم يتم إرساله إلى بريدك الإلكتروني وهو نفسه رقم جوالك بصيغة دولية.
• كلمة المرور, أيضاً يتم إرسالها إلى بريدك الإلكتروني.

بعد إدخال المعلومات السابقة اضغط على الزر Test Service للتحقق من المعلومات المدخلة صحيحة ويمكن إرسال الرسائل القصيرة باستخدام هذه الإعدادات.

بعد ضبط الإعدادات السابقة, أصبح نظام التنبيهات في SharePoint 2010 جاهزاً لإرسال التنبيها باستخدام الرسائل القصيرة, لكن يجب أولاً الاشتراك بهذه الخدمة في نفس تطبيق الويب الذي تم ضبط إعدادات الجوال عليه, ويمكن أن تشترك باتباع الخطوات التالية:

1. افتح أي مكتبة مستندات في تطبيق الويب وحمل إليها مستند ما.
2. حدد هذا المستند واختر الأمر Alert Me من قائمة الأوامر واختر الأمر Set alert on this document.
   
3. بعد ذلك ستظهر شاشة فيها اسم الدخول الحالي المستخدم لإنشاء التنبيه, وطريقة التنبيه الافتراضية هي البريد الإلكتروني, حدد الخير Text Message (SMS) واكتب رقم جوالك بالضيغة الدولية (00966xxxxxxxxx) واضغط OK لحفظ التنبيه.
   

بعد تنفيذ الخطوة 3 سيكون التنبيه قد تم إنشاؤه, ولتجربة التنبيه عدل أي معلومة من معلومات المستند, وانتظر حتى تصل رسالة التنبيه إليك.

ملاحظة: في الموقع http://www.smsofficer.com يمكنك تسجيل الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور ومشاهدة الرسائل المجدولة ليتم إرسالها والرسائل التي تم إرسالها, هذه الخدمة تساعدك على معرفة هل أرسل النظام SharePoint 2010 رسائل تنبيه أم لا.

مجموعة شارك وتابع في قوائم الأوامر في مكتبة المستتدات SharePoint 2010

في SharePoint 2010 تمت إضافة مجموعة أوامر جديدة إلى قائمة الأوامر Ribbon في مكتبة المستندات حيث أن كل مجموعة أوامر محصورة ضمن مجموعة ومن هذه المجموعات المجموعة شارك وتابع Share & Track في مكتبة المستندات تحتوي على أمر واحد فقط وهو إرسال رابط يشير إلى المستند المحدد باتسخدام البريد الإلكتروني, وهذا الرابط يكون غير فعال بشكل افتراضي وإنما يجب تحديد مستند واحد على الأقل حتى يتم تفعيل هذا الأمر:

وعند تنفيذ هذا الأمر يتم فتح برنامج البريد الإلكتروني المستخدم, ولكن إن كنت تستخدم المتصفح Firefox فإنه يظهر شاشة لاختيار برنامج البريد الإلكتروني الذي تريد استخدامه لإرسال رابط المستند المحدد كما في الشكل التالي:

مما سبق يبدو أن هذه المجموعة لا تحتوي إلا الأمر "إرسال الرابط Email a Link" لكن هذا غير دقيق حيث أن هذه المجموعة تحتوي أيضاً على الأمر Alert Me والذي يتيح للمستخدم إضافة تنبيه على أحد عناصر مكتبة المستندات, إذاً لما لم يظهر هذا الأمر بشكل افتراضي, السبب هو أن هذا الأمر لا يظهر إلا إذا تم ضبط إعدادات إرسال البريد الإلكتروني لتطبيق الويب وذلك باستخدام موقع الإدارة المركزي Central Administration web site, حيث يمكن ضبط إعدادات البريد الإلكتروني باتباع الخطوات التالية:

1. افتح موقع الإدارة المركزي Centeral Administration Web Site.


2. ابحث عن الرابط إدارة تطبيقات الويب Manage web applications.


3. اختر تطبيق الويب الذي تريد ضبط إعدادات البريد الإلكتروني له.
4. من القائمة إعدادات عامة General Settings اختر الأمر Outgoing E-mail.
5. أدخل المعلومات اللازمة واضغط الزر OK.

الآن سيظهر الأمر Alert Me في المجموعة Share & Track كما يلي:

ملاحظة: يظهر الأمر Alert Me في شاشة عرض خصائص العنصر ويمكن من خلال هذا الأمر إنشاء تنبيه جديد, لكن عند إكمال العملية بالضغط على الزر OK ستظهر رسالة خطأ تفيد بأن تطبيق الويب المستخدم لم يتم ضبط إعداداته لإرسال البريد الإلكتروني, طبعاً رسالة الخطأ هذه تظهر قبل ضبط إعدادات البريد الإلكتروني بالخطوات التي ذكرناها أعلاه.