مقدمة إلى مستكشف البيانات الإلكتروني في شيربوينت 2013

العديد من المؤسسات لديها كميات كبيرة من البيانات الإلكترونية مثل رسائل البريد الإلكتروني والوثائق الإلكترونية PDF، DOC وغيرها، إضافة إلى أنواع أخرى من البيانات مثل البيانات الشخصية للموظفين والرسائل الفورية المتبادلة بين الموظفين باستخدام Lync مثلاً. وفي حال حدوث مشكلة قانونية في المؤسسة فإن هناك خطورة قانونية عالية للحصول على هذه البيانات والمحافظة عليها، وتظهر أسئلة مهمة مثل كيف يمكن البحث عن هذه البيانات وتصديرها إلى صيغ يمكن إرسالها إلى الجهات التي تطلبها. من خلال مستكشف البيانات في شيربوينت 2013 يمكن تنفيذ جميع هذه العمليات على البيانات المخزنة في شيربوينت 2013 أو خادم البريد الإلكتروني 2013 أو حتى خادم الرسائل Lync 2013.

وعملية اكتشاف البيانات الإلكترونية هي عبارة عن البحث عن البيانات وحجزها وتحليلها وتصديرها بهيئة إلكترونية تتوافق مع متطلبات التحقيقات القانونية. ويمكن تحقيق كل ما سبق باستخدام ميزات الحفظ في المكان In-Place Hold وميزة البحث اللحظي أي البحث الذي يمكنه جلب البيانات بتأخر زمني قصير جداً قد لا يستغرق دقيقة واحدة فقط، إضافة إلى ميزة معالجة أنواع إضافية من البيانات. وقد تم بناء مستكشف البيانات الإلكتروني بناء على الخبرة السابقة في شيربوينت 2010 وخادم البريد الإلكتروني 2010. وفيما يلي نظرة سريعة على مستكشف البيانات الإلكتروني في شيربوينت 2013:

• الحفظ في المكان In-Place Hold: مهمة هذه الميزة حماية البيانات إضافة إلى تخفيض كلفة التخزين بدون التأثير على العمل المعتاد للمستخدمين.
• الاستعلام عن البيانات Query: يمكن الاستفادة من هذه الميزة للاستعلام عن البيانات بشكل سريع، إضافة إلى إمكانية تصدير النتائج إلى ملفات خارج بيئة عمل شيربوينت 2013 مثل ملفات CSV.
• التعامل مع بيانات أخرى More content: كما يمكن حماية والبحث وتصدير الوثائق، ورسائل البريد الإلكتروني، والملفات من النوع OneNote والصفحات، والمواضيع في الـ Communities والحالات الشخصية للمستخدمين والرسائل المتبادلة من خلال نظام Lync 2013.

وقد تم توفير قالب مجموعة مواقع في شيربوينت 2013 اسمه مركز مستكشف البيانات، والذي يحتوي على ميزات تساعد على تنفيذ العمليات التي توفرها ميزة مستكشف البيانات الإلكتروني. ومن خلال هذا القالب يمكن إنشاء موقع لكل قضية والذي يُستخدم لتنظيم عملية حماية البيانات والاستعلام عنها وتصديرها لكل قضية على حدة.

استخدام ميزة الحفظ في المكان In-Place Hold لحجز البيانات

بعض المؤسسات التي تستخدم شيربوينت تحتاج إلى إيقاف عملية تعديل أو حذف البيانات بمجرد حدوث مشكلة قانونية. وبما أن البيانات موزعة في أماكن مختلفة تتضمن خوادم البريد الإلكتروني، الملفات المشاركة، والبيانات في نظام إدارة المحتوى. وفي الإصدار السابق من شيربوينت كانت عملية تطبيق مستكشف البيانات الإلكتروني معقدة بسبب توزيع البيانات في أكثر من مكان بدون وجود طريقة لتجميعها والحصول عليها في مكان واحد. بينما في شيربوينت 2013 تم إضافة ميزة eDiscovery Sets والتي تسمح بتجميع أكثر من خادم للبريد الإلكتروني ومواقع الشيربوينت مع بعضهم وتطبيق شروط لترشيح البيانات المطلوبة وحماية البيانات الناتجة عن عمليات البحث.

باستخدام ميزة الحفظ في المكان In-Place Hold يمكن للمستخدمين متابعة عمليات التعديل والحذف للبيانات ولكن شيربوينت 2013 يحفظ نسخة عن النسخة الأصلية، وهذه الميزة تساعد على ما يلي:

• حجز البيانات في نفس المكان، إضافة إلى المدونات والصفحات ومحتويات المواقع الشخصية والرسائل المتبادلة باستخدام نظام Lync 2013 ورسائل البريد الإلكتروني وعناصر التقويم وغيرها من البيانات الأخرى.
• تساعد على حماية البيانات بشكل سريع عوضاً عن صرف الكثير من الجهد والوقت لأخذ نسخة عن البيانات المطلوبة.
• تساعد على تخفيض الحجم اللازم للتخزين بالاحتفاظ فقط بالبيانات التي تم تعديلها أو حذفها.

تعريف البيانات ذات العلاقة باستخدام خدمة الاستعلام

المراجعة القانونية للوثائق قد تكلف أموالاً طائلة إضافة إلى الوقت اللازم, لذلك فإن تخفيض كمية البيانات التي ستسلم للمراجعة يعتبر أمراً هاماً جداً. لذلك فإن أدوات الاستعلام في مستكشف البيانات الإلكتروني تساعد على البيانات التي تجب مراجعتها باستخدام الكلمات المفتاحية وتحديد شروط للبحث وغيرها. كما يمكن مراجعة البيانات قبل تصديرها للتأكد من الحصول على البيانات المطلوبة.

وفيما يلي بعض الأمثلة على الأدوات المستخدمة في عملية البحث:

• البحث التقريبي: مثلاً Microsoft NEAR(30) Google تحدد النتائج حيث تكون الكلمة Microsoft قبل الكلمة Google بـ 30 كلمة.
• الترشيح حسب اسم نطاق خادم البريد الإلكتروني: مثلاً يمكن حصر النتائج ضمن النطاق example.com@
• البحث ضمن خادم البريد الإلكتروني، والشيربوينت والملفات المشاركة، وكل ذلك ضمن صفحة واحدة فقط.

تصدير البيانات

أكبر تحدي لمستكشف البيانات الإلكتروني هو كيفية تصدير البيانات خارج الشيربوينت وخادم البريد الإلكتروني. ولكن مع شيربوينت 2013 يمكن الآن تصدير البيانات بصيغة.

والبيانات التي يتم تصديرها هي كما يلي:

• بيانات خادم البريد الإلكتروني ويتضمن محتوى رسائل النظام Lync 2013 ومخزنة ضمن ملفات PST.
• محتويات الشيربوينت والملفات المشاركة يتم تصديرها بصيغتها الأصلية.
• الصفحات في شيربوينت يتم تصديرها كملفات MHT.
• محتويات قوائم شيربوينت يتم تصديرها كملفات CSV.

مترجم بتصرف عن المقالة التالية:

http://blogs.office.com/b/sharepoint/archive/2012/11/08/intro-to-ediscovery-in-sharepoint-exchange-and-lync-2013.aspx

الخدمة SPAdminV4 لا تعمل في شيربوينت 2010

بعد تثبيت التحديث رقم 2677070 على نظام التشغيل Windows Server 2008 R2 فإن الخدمة SharePoint 2010 Administration (SPAdminV4) لا تعمل وتفشل مع الخطأ التالي:

Error starting SharePoint 2010 Administration Service: Error: 1053: The service did not respond to the start or control request in a timely fashion

ولحل هذه المشكلة يجب اتباع إحدى الخطوات في الرابط التالي:

http://support.microsoft.com/kb/2756815

وصف لتحديث شيربوينت 2013 بتاريخ June – 26 -2013

المشاكل التي يتم إصلاحها بتثبيت هذا التحديث هي:

• You are in the advanced mode of SharePoint Server 2013. When you use catalog source in a result block in advanced mode, URL rewriting does not work and path managed property is empty.
• When you add some threads tothe MicroFeed Web Part on a SharePoint Server 2013 site page, other people cannot see your name and profile picture in the threads that you posted on. This problem occurs when the site page uses third-party claims authentication tool such as SAML 1.1.
• You add links from the navigation to pages that are created by using list filter Web Part on a SharePoint Server 2013 site. When you follow the links from the navigation, the new pages are all empty.
• Assume that you create a sub site whose URL contains non-ASCII characters on a SharePoint Server 2013 site. Then, you upload a new file or a file that contains non-ASCII characters to the sub site, and you use the URL of the file to create a link on the Quick Launch. When you try to use the Quick Launch to open the file, the file cannot be opened.
• When you pass query parameters to query rules from Search Web Part on a SharePoint Server 2013 site, the search results are not updated.
• The individual term on the term profile page on a SharePoint Server 2013 farm cannot be opened as expected.
• In a multilingual user interface (MUI) scenario, you cannot complete a workflow task on a SharePoint Server 2013 site collection.
• A task is not reassigned to another user on a SharePoint 2013 site if the Task Status site column is changed.
• A Microsoft InfoPath does not run as expected when its managed Code form references SharePoint objects on a SharePoint Server 2013 site collection.

يمكن تحميل هذا التحديث من الرابط التالي:

http://support.microsoft.com/kb/2817414

الاستفادة القصوى من شيربوينت 2013 بعد الترقية من شيربوينت 2010

عند تنفيذ عملية الترقية من شيربوينت 2010 إلى شيربوينت 2013 تتم المحافظة على هيكلية وبيانات الموقع كما هي، ولكن لهذا ضريبة وهي أن بعض ميزات شيربوينت 2013 لا يتم تشغيلها بعد الترقية وإنما يجب تشغيلها بشكل يدوي. وفيما يلي شرح عن هذه الميزات وكيفية تفعيلها.

موقع شيربوينت قبل وبعد الترقية

قبل البدء في شرح الميزات التي لا يتم تفعيلها بشكل افتراضي سيتم التطرق للاختلافات بين موقع شيربوينت قبل وبعد الترقية. والشكل التالي يوضح موقع شيربوينت 2010 قبل الترقية:

أما الشكل التالي فهو موقع شيربوينت بعد الترقية (تمت الترقية من 2010 إلى 2013):

صفحة رئيسة جديدة ونمط مرئي جديد

النقاط الأكثر وضوحاً بعد الترقية هي الصفحة الرئيسة الجديدة Master Page، تم تصميمها بحيث تكون بسيطة وخالية من الإضافات الغير ضرورية وتم تصميمها بحيث تتيح عرض أوضح لبيانات الموقع. والصفحة الرئيسة تحتوي على الأنماط التي تؤثر على النصوص، لذلك سترى بأن الخطوط والألوان وأحجام الخط قد تغيرت بعد الترقية. علماً أن معظم عناصر الموقع ما زالت متوفرة لكن بشكل مختلف قليلاً.

شعار الموقع

في شيربوينت 2010 تم تقييد شعار الموقع بصورة أبعادها 60 * 60. أما في شيربوينت 2013 فإن الأبعاد الأمثل لشعار الموقع بفرض استخدام الصفحة الرئيسة الافتراضية هي 180 * 64.

شريط التحكم Ribbon

تم توفير شريط التحكم Ribbon لأول مرة في شيربوينت 2010 حيث تم تجميع معظم الأوامر التي تساعد المستخدم على التفاعل مع وظائف شيربوينت. ومازالت هذه الميزة تعتبر ميزة رئيسية في شيربوينت 2013 لكن تم تصغيرها بشكل افتراضي لكي يُسمح للمستخدم بالتركيز على محتويات الصفحة بشكل أكبر.

شريط التنقل العام

شريط التنقل العام ذو اللون الأزرق الافتراضي يظهر في جميع صفحات الموقع بحيث يمكن للمستخدمين التنقل بين أجزاء الموقع بشكل سريع وسهل.

قائمة إجراءات الموقع

قائمة إجراءات الموقع Site Actions تم نقلها إلى الزاوية اليمنى العليا (للغة الإنجليزية) والزاوية اليسرى العليا للغة العربية.   وتعرف الآن بقائمة الإعدادات وتحتوي على خيارات أقل من القائمة المتوفرة في شيربوينت 2010. وتتوافق هذه القائمة مع منتجات مايكروسوفت الأخرى مثل أوفيس وOutlook.

وظائف إضافية

في شيربوينت 2010 توجد بعض الوظائف الإضافية في الزاوية اليسرى العليا في اللغة الإنجليزية والزاوية اليمنى العليا للغة العربية. بينما في شيربوينت 2013 تم تجميع هذه الوظائف إلى جانب إجراءات الموقع أو قائمة الإعدادات.

أمر تعديل الروابط

في شيربوينت 2013 تم إضافة أمر جديد لتعديل عناصر التنقل العلوية.

الاختلافات بين الموقع بعد الترقية إلى 2013 والموقع الجديد في شيربوينت 2013

عند إنشاء موقع من القالب Team Site في شيربوينت 2013 ستلاحظ عدة اختلافات عن الموقع الذي تمت ترقيته إلى 2013.

الأيقونات السابقة توفر اختصارات سريعة إلى عدة أوامر شائعة مثل مشاركة الموقع وتطبيق سمة Theme جديدة. ويتم إضافة الأيقونات السابقة إلى الموقع بعد ترقيته لكنها لا تظهر في الصفحة الرئيسية للموقع بعد الترقية وذلك لتجنب التعديل على محتويات 

الموقع الأصلي. ويمكن الوصول إليها مباشرة من خلال الرابط Getting started في إجراءات الموقع:

كما يمكن تعديل الصفحة الرئيسية للموقع بعد الترقية لحذف الروابط القديمة واستبدالها بالأيقونات الجديدة. ولتنفيذ ذلك على شيربوينت 2013:

1 - يجب تغيير مخطط الصفحة الرئيسية من خلال تحرير الصفحة من التبويب "تنسيق النص" Format Text اختر تخطيط النص Text Layout ومن ثم اختر Two Columns with header:

2 - أضف الأيقونات وذلك بوضع مؤشر الفأرة في منطقة النص الرئيسية ومن التبويب INSERT:

ميزة دفتر الموقع Site Notebook

عند إنشاء موقع من القالب Team Site في شيربوينت 2013 فإنه يحتوي على إمكانية استخدام التطبيق OneNote من خلال المتصفح. ولتفعيل هذه الميزة على الموقع الذي تمت ترقيته يجب تفعيل ميزة اسمها Site Notebook من قسم ميزات الموقع Site Features في صفحة إعدادات الموقع:

هيكلية التنقل

في شيربوينت 2013 تم التركيز على البيانات أكثر من الأدوات نظراً لأهميتها ولدورها الرئيسي في بناء البوابات باستخدام شيربوينت 2013.

استخدام الصفحات مقارنة باستخدام النماذج المنبثقة

في شيربوينت 2013 تم تحسين الأداء بشكل كبير إضافة إلى تحقيق الانتقال السهل بين الصفحات. أيضاً تم اختيار فتح نماذج القوائم والمكتبات ضمن صفحات بدلاً من استخدام النماذج التي تعتمد تنقية AJAX. وهذا مما يساعد على التركيز على المحتوى الحالي للصفحة بدلاً من تشتيت الانتباه بمحتوى خلفية الصفحة, إضافة إلى توفير مساحة أكبر للمحتوى الهام. ولإيقاف أو تفعيل استخدام النماذج التي تستخدم تقنية AJAX اتبع الخطوات التالية:

1 - ضمن التبويب List أو Library ضمن شريط التحكم Ribbon اختر الإعدادات Settings.

2 - اختر إعدادات متقدمة Advanced Settings.

الصلاحيات الافتراضية

تم التوجه لجعل الشيربوينت مفتوح بشكل أكبر لجميع المستخدمين، لذلك مستوى الصلاحية الجديد Edit يحتوي بشكل افتراضي على إمكانية إنشاء وإدارة القوائم والمكتبات. أما بالنسبة للمواقع التي تمت ترقيتها يجب تغيير مستويات الصلاحيات للمجموعة Members لتصبح Edit كما يلي:

1 - ضمن قائمة الإعدادات Settings اختر "شارك مع" Shared with.

2 - اختر "خيارات متقدمة" Advance.

3 - حدد صندوق الاختيار إلى جانب المجموعة Members.

4 - ضمن شريط التحكم Ribbon اختر تحرير أذونات المستخدم Edit User Permissions.

5 - حدد الخيار Edit واضغط موافق OK.

المستخدمين الحاليين في المجموعة Members سيعطى لهم الصلاحيات الجديدة إضافة إلى المستخدمين الجدد.

المشاركة مع الجميع

لمساعدة المستخدمين على فهم كيفية المشاركة بشكل أشمل بدون القلق حول كيفية إدارة الأذونات، تم تغيير "جميع المستخدمين المصادق عليهم All authenticated users" إلى الجميع Everyone وهذا يساعد المستخدمين على البحث عن الجميع من خلال أدوات شيربوينت باستخدام الكلمة everyone.

مترجم بتصرف عن المقالة التالية
http://sharepoint.microsoft.com/blog/Pages/BlogPost.aspx?pID=1051

خطأ في عمل تطبيقات خادم أوفيس 2013

بعد ضبط إعدادات خدمة تطبيقات الأوفيس مع شيربوينت قد يظهر الخطأ التالي:

Application: BroadcastWatchdog_Wfe.exe

Framework Version: v4.0.30319

Description: The process was terminated due to an unhandled exception.

Exception Info: System.TypeInitializationException

Stack:

   at Microsoft.Office.Web.Common.ServiceInstanceFinder.GetLocalAgentInstance(Microsoft.Office.Web.Common.OfficeServiceType)

   at Microsoft.Office.Web.Common.WatchdogHelper.PrepareRegistrations(Microsoft.Office.Web.Common.OfficeServiceType)

   at Microsoft.Office.Web.Common.WatchdogHelper.WatchMachines(Microsoft.Office.Web.Common.OfficeServiceType, CheckServiceInstance, Microsoft.Office.Web.Common.OfficeServiceType, System.String)

   at Microsoft.Office.Server.Broadcast.Watchdog.BroadcastWatchdog_Wfe.BroadcastWatchdog_Wfe.Main()

لحل هذه المشكلة يجب تنفيذ الخطوات التالية التي تتضمن حذف الإعدادات الحالية لخدمة تطبيقات الأوفيس على خادم أوفيس وإعادة ضبطها مرة أخرى كما يلي:

1 - افتح منفذ الأوامر ونفذ الأمر التالي لحذف الإعدادات الحالية:

Remove-OfficeWebAppsMachine

2 - نفذ الأمر التالي لإعادة إنشاء إعدادات تطبيقات الأوفيس على الخادم:

New-OfficeWebAppsFarm -InternalUrl "http://fullservername" –EditingEnabled

لتحديث شهر أبريل - نيسان لشيربوينت 2013

الرابط التالي هو لتحديث شهر أبريل - نيسان لشيربوينت 2013

http://support.microsoft.com/kb/2726992

استمتع :)

ظهور الخطأ 404 عند استخدام ملفات الخط .woff

عند استخدام خطوط خاصة بموقعك غير قياسية قد تظهر لديك رسالة خطأ تفيد بأن ملف الخط غير موجود علماً أنه يعمل بشكل صحيح, وهذا الخطأ يظهر على شكل 404 على جميع المتصفحات, والسبب في ذلك هو أن IIS لا يدعم بشكل افتراضي هذه الملفات لذلك يجب إضافتها إلى إعدادات الموقع كما يلي:

1. افتح الـ IIS
2. حدد الموقع الذي تريد التعديل عليها
3. من القسم IIS على الطرف الأيمن اختر MIME Types
4. اضغط Add وأضف البيانات التالية:

File name extension: .woff

MIME type: application/x-font-woff

استمتع ولا تتجاهل أي ملاحظة من عملائك فهم أفضل من يرفع جودة موقعك

أسماء الميزات المرتبطة بخاصية النشر في شيربوينت 2013

GUID	Name	Description
89E0306D-453B-4ec5-8D68- 42067CDBF98E	Navigation	Installs custom actions and handlers for Navigation
D3F51BE2-38A8-4e44-BA84- 940D35BE1566	Publishing Layouts	Installs master pages, page layouts, and styles
EAF6A128-0482-4F71-9A2FB1C650680E77	Search Server Web Parts	Installs search Web Parts
8B2C6BCB-C47F-4F17-8127- F8EAE47A44DD	Search Templates and Resources	Installs search templates and resources
A4C654E4-A8DA-4db3-897CA386048F7157	HTML Design	Enables HTML Design
4BCCCD62-DCAF-46dc- A7D4-E38277EF33F4	Asset Library	Installs asset libraries
068BC832-4951-11DC-8314- 0800200C9A66	Enhanced Theming	Installs theming controls
A942A218-FA43-4d11-9D85- C01E3E3A37CB	Enterprise Wiki Layouts	Installs content types, page layouts, and handlers for wikis
57CC6207-AEBF-426E-9ECE- 45946EA82E4A	Mobile Publishing	Installs support for mobile browsing
915c240e-a6cc-49b8-8b2c- 0bff8b553ed3	Ratings	Installs rating controls
0C8A9A47-22A9-4798-82F1- 00E62A96006E	Document Routing Resources	Installs content types, fields, and handler for document routing
5BCCB9A4-B903-4fd1-8620- B795FA33C9BA	Record Resources	Installs policy fields and custom actions
5B79B49A-2DA6-4161-95BD- 7375C1995EF9	Media Web Parts	Installs media Web Parts
4E7276BC-E7AB-4951-9C4BA74D44205C32	Translation	Installs handlers for language translation
67AE7D04-6731-42dd-ABE1- BA2A5EAA3B48	Search Taxonomy Refinement Web Parts	Installs search refinement Web Parts, using Taxonomy
8C34F59F-8DFB-4a39-9A08- 7497237E3DC4	Search Taxonomy Refinement HTML Web Parts	Installs search refinement Web Parts, using taxonomy for HTML content
94C94CA6-B32F-4da9-A9E3- 1F3D343D7ECB	Publishing Web	Main publishing feature for the web scope—visible in the UI
F6924D36-2FA8-4f0b-B16D- 06B7250180FA	Publishing Site	Main publishing feature for the site scope—visible in the UI
22A9EF51-737B-4ff2-9346- 694633FE4416	Publishing	Installs handlers and prerequisites for Publishing
DFFAAE84-60EE-413A-9600- 1CF431CF0560	Rollup pages	Installs rollup capability

SharePoint server 2010 February 12, 2013

تم إصدار تحديث جديد من شيربوينت February 2013 على الرابط التالي:

http://support.microsoft.com/kb/2767793

لكن حتى الآن لا يحتوي على حل لمشكلة تكرار بعض الصفحات في التنقل Navigation Provider مما يؤدي إلى بطء في بعض المواقع.

كما أعلنت مايكروسوفت فإن الحل سيكون بالتحديث الجديد April 2013

ملاحظات حول الترقية إلى شيربوينت 2013

• لا يمكن الترقية إلى شيربوينت 2013 إلا من الإصدار 2010، لذلك فإن الترقية من شيربوينت 2007 إلى شيربوينت تتطلب الترقية إلى شيربوينت 2013 أولاً.
• الترقية على نفس بيئة عمل شيربوينت 2010 in-place غير مدعوم عند الترقية إلى شيربوينت 2013.
• عند الترقية إلى شيربوينت 2013 يتم ترقية معلومات قواعد البيانات وبياناتها لكن لا تتم ترقية مجموعة المواقع Site Collection. حيث يمكن أن تبقى مجموعة المواقع Site Collection في النمط 2010. حيث أن شيربوينت 2013 يمكنه أن يدعم النمطين 2010 و2013 ضمن نفس تطبيق الويب Web Application حيث يتم استخدام المجلدين 14 و15 على حسب النمط المطلوب، فالمجلد 14 هو للنمط شيربوينت 2010 والمجلد 15 هو للنمط شيربوينت 2015.
• تم استبدال عملية الترقية المرئية Visual Upgrade المتوفرة في شيربوينت 2010 بالنمط الاختياري لشيربوينت 2013 حيث يمكن إنشاء نسخة عن مجموعة المواقع Site Collection لتقييم الوظائف والخيارات الجديدة ومعرفة المشاكل التي قد تحدث عن تنفيذ عملية الترقية المرئية.
• للترقية إلى الشكل الجديد لشيربوينت 2013 للاستفادة من جميع الوظائف الجديدة يجب ترقية شيربوينت 2010 إلى شيربوينت 2013 بدون أن تبقى مجموعة المواقع Site Collection في النمط 2010. وفي حال أن بيئة عمل شيربوينت 2010 تحتوي على مجموعة مواقع Site Collection تستخدم النمط 2007 فيجب ترقيته من 2007 إلى 2010 قبل إمكانية الترقية إلى 2013.