الأربعاء، 10 يوليو، 2013

مقدمة إلى مستكشف البيانات الإلكتروني في شيربوينت 2013



العديد من المؤسسات لديها كميات كبيرة من البيانات الإلكترونية مثل رسائل البريد الإلكتروني والوثائق الإلكترونية PDF، DOC وغيرها، إضافة إلى أنواع أخرى من البيانات مثل البيانات الشخصية للموظفين والرسائل الفورية المتبادلة بين الموظفين باستخدام Lync مثلاً. وفي حال حدوث مشكلة قانونية في المؤسسة فإن هناك خطورة قانونية عالية للحصول على هذه البيانات والمحافظة عليها، وتظهر أسئلة مهمة مثل كيف يمكن البحث عن هذه البيانات وتصديرها إلى صيغ يمكن إرسالها إلى الجهات التي تطلبها. من خلال مستكشف البيانات في شيربوينت 2013 يمكن تنفيذ جميع هذه العمليات على البيانات المخزنة في شيربوينت 2013 أو خادم البريد الإلكتروني 2013 أو حتى خادم الرسائل Lync 2013.

وعملية اكتشاف البيانات الإلكترونية هي عبارة عن البحث عن البيانات وحجزها وتحليلها وتصديرها بهيئة إلكترونية تتوافق مع متطلبات التحقيقات القانونية. ويمكن تحقيق كل ما سبق باستخدام ميزات الحفظ في المكان In-Place Hold وميزة البحث اللحظي أي البحث الذي يمكنه جلب البيانات بتأخر زمني قصير جداً قد لا يستغرق دقيقة واحدة فقط، إضافة إلى ميزة معالجة أنواع إضافية من البيانات. وقد تم بناء مستكشف البيانات الإلكتروني بناء على الخبرة السابقة في شيربوينت 2010 وخادم البريد الإلكتروني 2010. وفيما يلي نظرة سريعة على مستكشف البيانات الإلكتروني في شيربوينت 2013:

  • الحفظ في المكان In-Place Hold: مهمة هذه الميزة حماية البيانات إضافة إلى تخفيض كلفة التخزين بدون التأثير على العمل المعتاد للمستخدمين.
  • الاستعلام عن البيانات Query: يمكن الاستفادة من هذه الميزة للاستعلام عن البيانات بشكل سريع، إضافة إلى إمكانية تصدير النتائج إلى ملفات خارج بيئة عمل شيربوينت 2013 مثل ملفات CSV.
  • التعامل مع بيانات أخرى More content: كما يمكن حماية والبحث وتصدير الوثائق، ورسائل البريد الإلكتروني، والملفات من النوع OneNote والصفحات، والمواضيع في الـ Communities والحالات الشخصية للمستخدمين والرسائل المتبادلة من خلال نظام Lync 2013.
وقد تم توفير قالب مجموعة مواقع في شيربوينت 2013 اسمه مركز مستكشف البيانات، والذي يحتوي على ميزات تساعد على تنفيذ العمليات التي توفرها ميزة مستكشف البيانات الإلكتروني. ومن خلال هذا القالب يمكن إنشاء موقع لكل قضية والذي يُستخدم لتنظيم عملية حماية البيانات والاستعلام عنها وتصديرها لكل قضية على حدة.



استخدام ميزة الحفظ في المكان In-Place Hold لحجز البيانات
بعض المؤسسات التي تستخدم شيربوينت تحتاج إلى إيقاف عملية تعديل أو حذف البيانات بمجرد حدوث مشكلة قانونية. وبما أن البيانات موزعة في أماكن مختلفة تتضمن خوادم البريد الإلكتروني، الملفات المشاركة، والبيانات في نظام إدارة المحتوى. وفي الإصدار السابق من شيربوينت كانت عملية تطبيق مستكشف البيانات الإلكتروني معقدة بسبب توزيع البيانات في أكثر من مكان بدون وجود طريقة لتجميعها والحصول عليها في مكان واحد. بينما في شيربوينت 2013 تم إضافة ميزة eDiscovery Sets والتي تسمح بتجميع أكثر من خادم للبريد الإلكتروني ومواقع الشيربوينت مع بعضهم وتطبيق شروط لترشيح البيانات المطلوبة وحماية البيانات الناتجة عن عمليات البحث.

باستخدام ميزة الحفظ في المكان In-Place Hold يمكن للمستخدمين متابعة عمليات التعديل والحذف للبيانات ولكن شيربوينت 2013 يحفظ نسخة عن النسخة الأصلية، وهذه الميزة تساعد على ما يلي:
  • حجز البيانات في نفس المكان، إضافة إلى المدونات والصفحات ومحتويات المواقع الشخصية والرسائل المتبادلة باستخدام نظام Lync 2013 ورسائل البريد الإلكتروني وعناصر التقويم وغيرها من البيانات الأخرى.
  • تساعد على حماية البيانات بشكل سريع عوضاً عن صرف الكثير من الجهد والوقت لأخذ نسخة عن البيانات المطلوبة.
  • تساعد على تخفيض الحجم اللازم للتخزين بالاحتفاظ فقط بالبيانات التي تم تعديلها أو حذفها.
تعريف البيانات ذات العلاقة باستخدام خدمة الاستعلام
المراجعة القانونية للوثائق قد تكلف أموالاً طائلة إضافة إلى الوقت اللازم, لذلك فإن تخفيض كمية البيانات التي ستسلم للمراجعة يعتبر أمراً هاماً جداً. لذلك فإن أدوات الاستعلام في مستكشف البيانات الإلكتروني تساعد على البيانات التي تجب مراجعتها باستخدام الكلمات المفتاحية وتحديد شروط للبحث وغيرها. كما يمكن مراجعة البيانات قبل تصديرها للتأكد من الحصول على البيانات المطلوبة.

وفيما يلي بعض الأمثلة على الأدوات المستخدمة في عملية البحث:
  • البحث التقريبي: مثلاً Microsoft NEAR(30) Google تحدد النتائج حيث تكون الكلمة Microsoft قبل الكلمة Google بـ 30 كلمة.
  • الترشيح حسب اسم نطاق خادم البريد الإلكتروني: مثلاً يمكن حصر النتائج ضمن النطاق example.com@
  • البحث ضمن خادم البريد الإلكتروني، والشيربوينت والملفات المشاركة، وكل ذلك ضمن صفحة واحدة فقط.

تصدير البيانات
أكبر تحدي لمستكشف البيانات الإلكتروني هو كيفية تصدير البيانات خارج الشيربوينت وخادم البريد الإلكتروني. ولكن مع شيربوينت 2013 يمكن الآن تصدير البيانات بصيغة.


والبيانات التي يتم تصديرها هي كما يلي:
  • بيانات خادم البريد الإلكتروني ويتضمن محتوى رسائل النظام Lync 2013 ومخزنة ضمن ملفات PST.
  • محتويات الشيربوينت والملفات المشاركة يتم تصديرها بصيغتها الأصلية.
  • الصفحات في شيربوينت يتم تصديرها كملفات MHT.
  • محتويات قوائم شيربوينت يتم تصديرها كملفات CSV.

مترجم بتصرف عن المقالة التالية:







ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق